Der Rat der Evangelischen Kirche der Union hat gemäß § 13 Nr. 3 des Archivgesetzes¹# der Evangelischen Kirche der Union vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD S. 228) die folgende Verordnung beschlossen:

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz, die kirchliche Unterlagen im Sinne von § 2 Abs. 3 Archivgesetz verwalten.

( 1 ) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.

( 2 ) 1 In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen. 2 Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.

( 3 ) 1 Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz aufbewahrt. 2 Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereiches wahrnehmen, soweit entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. 3 Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.

( 1 ) 1 Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. 2 Die Ordnung erfolgt für die Registratur und die Altregistratur nach dem jeweils geltenden Aktenplan und für die Archive nach den archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. 3 Im Übrigen gelten die Vorschriften über die Verwahrung von Archivgut entsprechend.

( 2 ) 1 Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan festgelegten Fristen aufzubewahren. 2 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan ist Bestandteil dieser Ordnung; er wird durch die Kirchenkanzlei erlassen. 3 Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Evangelische Zentralarchiv in Berlin eine Bewertung vorgenommen oder die Zustimmung zur Vernichtung erteilt hat.

( 3 ) 1 In Zweifelsfällen entscheidet das Evangelische Zentralarchiv in Berlin oder von ihm beauftragte Personen über die Aufbewahrung. 2 Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Evangelischen Zentralarchivs in Berlin nicht vernichtet werden.

( 4 ) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu übernehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan zu vernichten (kassieren).

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan kassiert werden.

( 2 ) 1 Die Entscheidung für die Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. 2 Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kassiert werden, sofern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.

( 3 ) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.

( 4 ) 1 In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind. 2 Ein Muster des Kassationsprotokolls ist Bestandteil dieser Ordnung. 3 Je eine Ausfertigung ist auf Dauer im kirchlichen Archiv und bei der kirchlichen Stelle aufzubewahren.

( 5 ) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Evangelischen Zentralarchivs in Berlin kassiert werden.

( 6 ) Das Evangelische Zentralarchiv in Berlin kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen landeskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes auch dieser Stelle übertragen.

( 1 ) 1 Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlossen ist. 2 Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein. 3 Ein Muster des zu verwendenden Vertrages ist Bestandteil dieser Ordnung.

( 2 ) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.

( 3 ) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.

( 4 ) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespeichert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.

( 1 ) 1 Diese Aufbewahrungs- und Kassationsordnung tritt für die Evangelischen Kirche der Union am 1. Oktober 2001 in Kraft. 2 Die Kirchenkanzlei wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.

( 2 ) Die Aufbewahrungs- und Kassationsordnung für das Kirchliche Archivzentrum Berlin und die erforderlichen Verwaltungsvorschriften erlässt der Kooperationsrat.